A pályázatot kis kórház (összes ágyszám 500 alatt) és nagy kórház (összes ágyszám 500 felett) kategóriában küldheti be bármely Magyarországon bejegyzett városi, megyei, országos, önálló fekvőbeteg-ellátást, vagy fekvő- és járóbeteg-ellátást nyújtó szolgáltató, amely alapító okirata szerint egészségügyi szolgáltatást nyújt, érvényes OEP-szerződéssel, érvényes orvosi felelősségbiztosítással rendelkezik. Olyan államháztartáson kívüli szervezetek esetében, melyek közhasznúvá minősíthetőek, további feltétel a közhasznú minősítés igazolása.

A pályázatot kizárólag postai úton kell elküldeni ajánlott, vagy tértivevényes küldeményként az Emberi Erőforrások Minisztériuma, Egészségpolitikai főosztály (1051 Budapest, Arany János u. 6-8.) címre. Minden egészségügyi intézmény csak egy pályázatot nyújthat be - olvasható a www.kormany.hu oldalon.

Az év kórháza 2012 cím odaítélésére az Emmi, a Magyar Kórházszövetség, az Egészségügyi Gazdasági Vezetők Egyesülete és a Magyar Ápolási Igazgatók Egyesülete képviselőiből álló zsűri tesz javaslatot.

A pályázat részleteit az Egészségügyi Közlönyben és az Emberi Erőforrások Minisztériuma honlapján olvashatják el az érdeklődők.